Koszty sprzedaży długopisu możesz wykazać w rachunku wyników dopiero w momencie jego sprzedaży. Czyli jeśli sprzedaż, to wartość zakupionego długopisu staje się kosztem.
Celem tego działania jest zasada współmierności (teoria, więc nie będziemy się nad nią pochylać) ale także możliwość śledzenia rentowności działalności.
Jeśli rozliczałbyś się kasowo z działalności handlu długopisami, to:
- w koszty wrzucałbyś cenę zakupu wszystkich długopisów wtedy, kiedy je nabyłeś. Tyle samo miałbyś w wydatkach w cash flow.
- przychody możesz pokazać, jak sprzedasz długopisy.
Ale wtedy następują dwie rzeczy:
- jednego dnia masz dużo kosztów, bo kupiłeś a innego dużo przychodów, bo sprzedałeś. Jak zmierzyć rentowność?
- nie możesz wykazać kredytu kupieckiego w swoim sprawozdaniu. Przecież jak sprzedasz a na fakturze masz 30 dni termin płatności, to sprzedaż i tak nastąpiła, bo długopisy wysłałeś klientowi. Gotówka przyjdzie dopiero za 30 dni.
A duże spółki rozliczają się memoriałowo:
- kupują długopisy i mają wydatek gotówki ale powiększają stan magazynu. Nie ma kosztów jeszcze.
- sprzedają długopis: rozpoznają przychód i należności ze sprzedaży. W koszty wrzucają cenę zakupu długopisów (tyle, ile sprzedali sztuk).
- odnotowują płatność, więc dostają gotówkę i zmniejsza się im stan należności.
Każda z powyższych transakcji i operacji odbywa się w innym momencie. Trzeba je odpowiednio notować, żeby się nie pogubić i móc prawidłowo rozpoznawać należności i mierzyć rentowność.